Ngày 03/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư ra đời nhằm giải quyết những bất cập, hạn chế, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác chứng thực; đồng thời, đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ Luật Dân sự, Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết các vụ việc về chứng thực một cách thuận lợi, thống nhất. Thông tư có 06 chương, 25 điều, so với Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp thì Thông tư này được bổ sung mới 10 điều với những nội dung đáng lưu ý sau:

Đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP, tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên.

- Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên.

- 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ.

- Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương (trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam).

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.

- Quyết định thu hồi Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành nghề đấu giá, quyết định miễn nhiệm Thừa phát lại, giấy tờ chứng minh đã chấm dứt công việc thường xuyên khác; giấy tờ chứng minh đã được Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc văn bản cam kết chưa đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định, Sở Tư pháp gửi quyết định cho người được đăng ký hành nghề và tổ chức hành nghề công chứng đã nộp hồ sơ đề nghị đăng ký hành nghề, đồng thời đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp thông tin về họ, tên của công chứng viên, số và ngày cấp Thẻ công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề.

Lưu ý, công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên không được làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác; không được giữ chức danh lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp hoặc tham gia các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.

Xử lý giấy tờ, văn bản chứng thực trái luật.

Căn cứ Điều 7 Thông tư quy định, các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định pháp luật về chứng thực sẽ không có giá trị pháp lý.

Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm ra quyết định hành chính hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực không đúng quy định pháp luật và thực hiện đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đó lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc làm này phải được thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Vấn đề công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

Căn cứ Điều 8 Thông tư này, người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài được công nhận tương đương trong 02 trường hợp sau đây:

- Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài thuộc phạm vi áp dụng của Hiệp định về tương đương văn bằng hoặc công nhận lẫn nhau về văn bằng hoặc Điều ước quốc tế có liên quan đến văn bằng mà Việt Nam là thành viên.

- Có văn bằng đào tạo nghề công chứng được cấp bởi cơ sở đào tạo ở nước ngoài mà chương trình đào tạo nghề công chứng đã được cơ quan kiểm định chất lượng của nước đó công nhận hoặc được cơ quan có thẩm quyền của nước đó cho phép thành lập và được phép cấp văn bằng.

Người đề nghị công nhận tương đương văn bằng đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ (theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2021/TT-BTP) đến Bộ Tư pháp để được xem xét công nhận. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Quy định chặt chẽ nội dung và hình thức của bản sao từ bản chính.

Điều 10 của Thông tư quy định “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính”.

Chỉ cho phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với 04 trường hợp cụ thể, gồm :

- Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Các vụ việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 14).

Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân tuyệt đối không được ghi nhận xét, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Khoản 1, Điều 15 của Thông tư quy định người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Bổ sung quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện việc ký hợp đồng, giao dịch trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa (Khoản 1, Điều 20). Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định (Khoản 2, Điều 20). Bổ sung mới này đảm bảo sự thống nhất với Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp được đăng ký lại chữ ký mẫu.

Điều 19 của Thông tư quy định Cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp muốn thay đổi chữ ký thì phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp.

     Ngoài ra, Thông tư số 01/2020/TT-BTP cũng đã sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung khác liên quan đến trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ; việc rà soát, đưa ra khỏi danh sách đã phê duyệt đối với cộng tác viên không còn đủ điều kiện; ban hành mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; mẫu lời chứng văn bản từ chối nhận di sản, văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản, cùng khai nhận di sản...

Tô Huệ